Zusammenarbeiten – ein Überblick
Um Ihre Inhalte über die einzelnen Phasen des Workflows hinweg nachverfolgen zu können, empfehlen wir Ihnen, Aufträge zu verwenden, mit denen Sie anderen Benutzern Aufgaben zuweisen, siehe Benutzertypen. Sie können Benutzer in Benutzergruppen kategorisieren, um einen bestimmten Benutzertyp einladen zu können (z. B. KMU = Fachexperten).
In Paligo gibt es mehrere Auftragsarten, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen. Sie heißen Revision (Überprüfen), Beitrag, Übersetzung und Revision einer Übersetzung. Die Aufträge werden von Paligo verfolgt und Sie können sie von Ihrem Dashboard aus überwachen. Die Auftragsempfänger bearbeiten die Aufträge im Beitragseditor.
Tipp
Für die Zusammenarbeit brauchen Sie keine Aufträge zu verwenden. Wenn Sie möchten, können Sie auch Inhalte teilen (ohne Aufträge), beachten Sie jedoch, dass sich geteilte Inhalte nur begrenzt nachverfolgen lassen.
 |
Nähere Informationen über Aufträge als
-
Administrator oder Autor/Autorin erhalten Sie unter Mit Aufträgen arbeiten, Autorenanweisungen für Prüfungsaufträge und Autorenanweisungen für Beitragsaufträge.
-
Revisor unter Prüfungsanweisungen und Arbeiten in der Prüfungsansicht,
-
Verfasser siehe Anweisungen für Beitragsersteller und Arbeiten in der Bearbeitungsansicht
Anmerkung
Es gibt zwei Arten von Aufträgen, die keinen Benutzergruppen zugewiesen werden können:
Diese können nur an einen einzelnen Auftragsempfänger gesendet werden. Informationen zu Übersetzungsaufträgen finden Sie unter Über das Übersetzen.
Jede Publikation und jedes Topic in Paligo besitzt einen Status, der anzeigt, wo sich der Inhalt im Verhältnis zum Produktions-Workflow befindet, siehe Status anzeigen. Die Abbildung unten zeigt das Standard-Vorgehen in 5 Schritten und die möglichen Status. Diese sind nicht obligatorisch. Wenn Sie den Inhalt nicht übersetzen, können Sie die Schritte Wird übersetzt und Übersetzung wird geprüft überspringen.
Sie können manuell Status ändern, aber wenn Sie Aufträge verwenden, was Paligo empfiehlt, können Sie Automatischer Statuswechsel. Informationen zur Verwendung von Aufträgen erhalten Sie unter Mit Aufträgen arbeiten.
-
Wird bearbeitet – Für den Fall, dass der Inhalt gerade in der Quellsprache erstellt oder bearbeitet wird.
-
Wird geprüft – Für Überprüfungen des Quellinhalts.
-
Wird übersetzt – Der Inhalt wird gerade übersetzt. Dieser Inhalt sollte nicht bearbeitet werden, da er gerade übersetzt wird und jegliche Änderungen von der Übersetzung abweichen würden. (Optional)
-
Übersetzung wird geprüft – Der Inhalt wurde übersetzt und wird nun überprüft. Auch dieser Inhalt sollte nicht bearbeitet werden, da Änderungen nicht mit der Übersetzung übereinstimmen würden. (Optional)
-
Freigegeben – Der Inhalt wurde verfasst, geprüft, übersetzt und veröffentlicht. Dieser Inhalt ist vollständig und sollte nicht bearbeitet werden, ohne vorher den Status zu ändern.
|
Anmerkung
Weitere Informationen zur Verwendung dieser Status für die Versionierung finden Sie unter Über Versionierung (Versionsverwaltung).
In der Ressourcenübersicht können Sie den Workflow-Status Ihrer Publikationen und Topics einsehen:
-
Wählen Sie den
Ordnermit dem Inhalt im Content Manager aus.
Wenn sich der Inhalt nicht in einem Ordner befindet, wählen Sie den Ordner der obersten Ebene Dokumente aus.
Die Ressourcenübersicht wird geöffnet.
-
Schauen Sie in die Spalte zwischen Taxonomien und Editor. Sie zeigt den aktuellen Status jeder Publikation und jedes Topics im Ordner an.
Tipp
Informationen zur Bedeutung der einzelnen Status finden Sie unter Workflow-Status.
Näheres zum Ändern des Status von Publikationen und Topics finden Sie unter Status ändern.
In bestimmten Phasen des Workflows muss der Status Ihrer Inhalte manuell geändert werden. Wenn Sie beispielsweise mit der Übersetzung einer Publikation beginnen möchten, müssen Sie sie von Wird geprüft auf Wird übersetzt umstellen.
Tipp
Sie können Paligo so einstellen, dass es den Inhalts-Status automatisch ändert, sobald ein Auftrag beginnt oder endet. Die Standardeinstellungen für Aufträge halten Funktionen zur Anpassung des Workflows und zur automatischen Statusänderung bereit, siehe Auftragseinstellungen.
So ändern Sie den Status Ihres Inhalts manuell:
-
Wählen Sie den
Ordnermit dem Inhalt im Content Manager aus.Wenn sich der Inhalt nicht in einem Ordner befindet, wählen Sie den Ordner der obersten Ebene Dokumente aus.
Die Ressourcenübersicht wird geöffnet.
-
Schauen Sie in die Spalte zwischen Taxonomien und Editor. Sie zeigt den aktuellen Status jeder Publikation und jedes Topics im Ordner an.
Informationen zur Bedeutung der einzelnen Status finden Sie unter Workflow-Status.
-
Wählen Sie einen Status aus der Dropdown-Liste aus.
Paligo kann den Status Ihrer Inhalte automatisch ändern, wenn ein Auftrag beginnt, außerdem bei Revisions-Aufträgen auch bei deren Abschluss. Dadurch brauchen Sie den Status Ihrer Inhalte in den einzelnen Phasen des Produktions-Workflows nicht manuell zu ändern.
So richten Sie automatische Statusänderungen ein:
-
Legen Sie in den Standardeinstellungen für Aufträge von Paligo fest, dass der Status automatisch geändert werden soll. Sie können bestimmen, welche Schritte zu Beginn oder bei Beendigung eines Auftrags ausgeführt werden sollen.
Details hierzu finden Sie unter Automatische Änderung des Freigabestatus.
-
Verwenden Sie assignments für Ihre Revisionsaufgaben.
Anmerkung
Das Einrichten automatischer Statusänderungen für die Workflows kann eine bequeme Lösung sein, sollte aber sorgfältig bedacht werden. In manchen Situationen bietet es sich an, den Status manuell zu ändern, z. B. wenn Sie dieselben Topics in mehreren unterschiedlichen Varianten wiederverwenden. In einem solchen Szenario können Sie durch das manuelle Ändern die Varianten über ihre einzelnen Bearbeitungsphasen hinweg präziser verwalten.
Hier erfahren Sie mehr über die Auswirkungen von Workflow-Statusänderungen in verschiedenen Szenarien: Workflow für wiederverwendete Inhalte ändern.